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Le principe est qu'un bénévole, qu'il
soit simplement membre actif ou dirigeant de l'association
peut se faire rembourser les frais qu'il a engagé pour
accomplir sa tâche. En effet, si le bénévole ne doit pas
s'enrichir dans le cadre de son activité associative, il est
admis qu'il puisse être défrayé des dépenses engagées
pour le compte de l'association, dans la mesure ou les frais
correspondent à des dépenses réelles et justifiées. Trois
options s’offrent au bénévole pour être défrayé :
Le remboursement de frais réels
Le remboursement forfaitaire de frais
La réduction d'impôts
Textes de références |
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Le remboursement des frais réels |
L'association peut rembourser les frais engagés par le bénévole dès
lors
- qu'ils correspondent à des dépenses réellement supportées,
- qu'ils sont justifiés une facture ou des reçus divers remis par
les commerçants ou les prestataires de service. Il est conseillé
de conserver ces justificatifs pendant au moins 4 ans (l'année de
la dépense plus 3 années),
- qu'ils sont proportionnels à l'activité : toute demande de
remboursement qui pourrait présenter un caractère somptuaire
pourrait être considérée par l'administration fiscale ou
sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents
impôts.
Lorsque ces conditions sont réunies, les bénévoles ne sont pas
imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont
versés par l'association au sein de laquelle ils exercent leur
activité bénévole.
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Le
remboursement forfaitaire des frais |
Au lieu de rembourser les dépenses engagées par le bénévole,
l'association peut pour des raisons de commodité, allouer des
allocations forfaitaires.
Toutefois, en raison des difficultés
pour apporter la preuve correspondant aux remboursements
forfaitaires réalisés par l'association, le régime des
remboursements de frais sur une base forfaitaire est à
déconseillé et ne doit être utilisé que lorsque
l'approximation par rapport aux frais réels est suffisante (ce
qui est le cas notamment pour les indemnités kilométriques
pour lesquelles il est possible de se référer aux barèmes
fixés par l'administration au début de chaque année civile ).
De même, s'agissant des frais de repas, on peut se reporter au
barème forfaitaire applicable aux salariés pour l'application
de la législation de sécurité sociale (par exemple, le repas
est évalué à une fois la valeur du minimum garanti, soit 3 € pour 2003.),
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L’option pour une réduction d'impôts
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Depuis la loi du 6 juillet 2000 (article 41 de la loi n° 2000-627),
les bénévoles qui engagent des frais dans le cadre de leur
activité associative, peuvent, s'ils n'en demandent pas le
remboursement, bénéficier de la réduction d'impôts
applicable au titre des dons aux œuvres ou organismes d'intérêt
général.
Cette possibilité est admise si les conditions suivantes sont remplies :
- les frais pris en compte pour le calcul de la réduction
d'impôts doivent avoir été engagés en vue strictement de la
réalisation de l'objet social d'une œuvre ou d'un organisme
d'intérêt général, et en l'absence de toute contrepartie
pour le bénévole,
- ils doivent être dûment justifiés (factures, détail du
nombre de kilomètres parcourus, billets de trains...)
- ils doivent être constatés dans les comptes de l'organisme, et
faire l'objet d'un reçu délivré par l'association. On peut
conseiller de tenir une comptabilité annexe des
"contributions volontaires" effectuées au profit de
l'association qui pourra être aux documents comptables annuels.
- L'abandon du remboursement des frais engagés doit donner à
lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole.
Cette renonciation peut prendre la forme d'une mention explicite
rédigée par le bénévole sur la note de frais. (exemple:
Je soussigné ... certifie renoncer au remboursement des frais
ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don
".)
Comme pour les dons manuels, la réduction d’impôt de l’abandon
des remboursements de frais est égale à 60 % des sommes versées
en 2004 et 66 % en 2005 dans la limite de 20% du revenu imposable.
S'agissant plus particulièrement des frais de voiture automobile,
vélomoteur, scooter ou moto, dont le bénévole est personnellement
propriétaire et qu'il utilise dans le cadre de son engagement
associatif, il est admis au titre de l'année 2004 d'appliquer le barème suivant :
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Type de véhicule |
barème kilomètre |
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Vélomoteurs, scooters, motos |
0,105 € |
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Véhicule automobile |
0,274 € |
Ce barème s'applique indépendamment de la puissance
fiscale du véhicule automobile ou de la cylindrée des vélomoteurs,
scooters ou motos, du type de carburant utilisé et du kilométrage
parcouru à raison de l'activité bénévole.
Ces dispositions ne constituent qu'une mesure pratique dont peuvent
user les personnes qui ne sont pas en mesure de justifier du montant
effectif des dépenses afférentes à l'utilisation de leur véhicule
dans l'exercice de leur activité bénévole et qu'elle ne les
dispense en aucun cas d'apporter la preuve auprès de l'association
de la réalité et du nombre de kilomètres parcourus à cette occasion.
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