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Embauche
d'un salarié : Formalités administratives
Mis en ligne le 28/03/03 |
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L'embauche d'un salarié |
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L'embauche d'un nouveau salarié est soumise à un formalisme
particulièrement important. Principalement l'embauche donne
lieu à la signature d'un contrat de travail, mais elle
entraîne aussi l'accomplissement d'un certain nombre de
formalités administratives.
la déclaration unique d'embauche (DUE)
l'information du salarié
les formalités complémentaires
les formalités supplémentaires liées à l'embauche du premier salarié
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La déclaration unique d'embauche (DUE) |
A l'occasion de l'embauche d'un salarié, tout employeur doit
obligatoirement, depuis le 6 avril 1998, utiliser la déclaration
unique d'embauche.
La Déclaration Unique d'Embauche
(DUE) se substitue aux formalités suivantes :
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
- Demande d'affiliation au régime d'assurance chômage
- Immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale
- Demande d'adhésion à un centre de médecine du travail
- Demande d'examen médical du salarié avant son embauche
- Etablissement d'une liste des salariés embauchés pour le pré-établissement
de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
- Le cas échéant, demande d'abattement de cotisations liée à l'embauche
d'un premier salarié ou à l'embauche d'un salarié à temps partiel.
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Information du salarié
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les
éléments essentiels du contrat de travail :
Tout
employeur est tenu est tenu d'informer par écrit son salarié
des éléments essentiels applicable au contrat de travail ou à
la relation de travail. La délivrance d'une copie de la
déclaration préalable à l'embauche et d'un bulletin de paie
suffit, en principe, àa valider cette obligation . En pratique,
l'employeur soumet le plus souvent à la signature du salarié un
contrat de travail. Celui-ci est étable en double exemplaire
dont un est remis au salarié.
la
Convention Collective applicable :
L'employeur
lié par une Convention ou un Accord Collectif de travail doit
observer les formalités suivantes :
- en tenir un exemplaire à la disposition du personnel, dans
chaque établissement
- mentionner la Convention ou l'accord collectif sur le bulletin de paie
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Les formalités complémentaires |
Vous devez :
• Quel que soit l'effectif, il est obligatoire de tenir à jour un
registre du personnel sur lequel doivent figurer dans l'ordre
d'embauche tous les salariés occupés par l'entreprise. Les
salariés qui quittent l'entreprise doivent continuer de figurer
sur ce registre pendant 5 ans à compter de la date de leur départ.
• L'employeur
doit lors de l'embauche
d'un un salarié étranger non ressortissant de l'Union Européenne, vérifier
son autorisation de travail. L'employeur est responsable
devant la loi s'il embauche, même à son insu, un travailleur clandestin.
• Prendre contact avec un centre
de médecine du travail habilité. Tout
salarié doit obligatoirement faire l'objet d'un examen
médical, au plus tard avant la fin de sa période
d'essai. Cet examen a pour objet de rechercher si le salarié
n'est pas atteint d'une maladie grave ou contagieuse pour les
autres salariés et de s'assurer qu'il est immédiatement apte au
poste qui lui est proposé.
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Formalités supplémentaires liées à l'embauche du premier salarié
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• Immatriculation,
en tant qu'employeur, auprès d'une caisse de retraite complémentaire.
Vous avez trois mois pour exercer votre option et choisir une
caisse parmi celles affiliées à l'AGIRC
(pour les cadres) ou à l'ARRCO(pour les non-cadres).
• Déclaration
d'exonération liée à l'embauche
de votre premier salarié. Cette option se fait
directement sur la déclaration unique d'embauche.
• Déclaration
de première embauche à l'inspection du travail. Cette déclaration
est obligatoire dès lors que votre association procède pour la
première fois à l'embauche de personnel a cessé pendant au mois
six mois d'occuper du personnel et en occupe à nouveau.
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En savoir plus
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Fiches pratiques
La déclaration unique d'embauche
L'embauche d'un salarié étranger
La médecine du travail et les visites médicales
Textes de références
décret n° 98-252 du 1er avril 1998
Déclaration Unique d'Embauche article
6-2 de la loi n°89-18 du 13 janvier 1989 :
exonération des cotisations patronales pour l'embauche d'un premier salarié
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