Organiser une manifestation culturelle

Mis en ligne le 29/12/04

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Se produire en public, organiser un concert ou monter un spectacle sont autant d'activités qu'une association peut être amenée à gérer. Qu'il s'agisse de groupes amateurs ou professionnels, d'encadrant salariés ou de bénévoles, il existe des réglementations en matière de spectacles vivants qu'il convient de respecter.

Autorisation du maire

Un spectacle ne s'organise jamais sans en avoir l'autorisation du maire de  la commune où aura lieu la manifestation, ou de la préfecture de police pour Paris, Lyon et Marseille.
Cette autorisation s'obtient sur simple demande écrite effectuée un mois à l'avance. Elle peut cependant être refusée pour différents motifs : non-respect de la sécurité publique (salles non conformes...) ou de l'ordre public, non-respect de la législation. Les organisateurs «régulièrement occasionnels» peuvent également être frappés d'interdiction pour absence de la licence d'entrepreneur de spectacles. 

L'obtention de cette autorisation implique que la salle soit aux normes de sécurité. En principe, toutes les salles de spectacles (privées ou municipales) ont obtenu l'agrément de la commission de sécurité. Toutefois, ceci fait partie des premières questions à poser au bailleur de la salle. 

Au cas où vous utiliseriez un lieu inhabituel (entrepôt, gymnase, etc.) ou nouveau, il vous faudra obtenir un avis favorable de la Commission de sécurité pour l'accueil de public. Pour la tenue de la manifestation, il conviendra d'appliquer les consignes édictées par cette commission.

Il convient de s’informer auprès des autorités municipales des conditions relatives notamment :

• à l’affichage

• à la distribution de tracts

• aux annonces par haut-parleurs

• aux mesures de sécurité (pompiers.

Déclaration à la préfecture

Les spectacles organisés par des entrepreneurs de spectacles occasionnels doivent faire l'objet d'une déclaration préalable au Préfet un mois avant la date prévue pour leur déroulement. Si les représentations sont données dans plusieurs départements, elle doit être transmise au préfet du département où a lieu la première représentation publique.

La déclaration mentionne les éléments suivants :
- la nature des spectacles, le nombre, la durée et la date des représentations ;
- l'enseigne, le nom ou la dénomination sociale, l'adresse, la forme juridique de l'exploitant du ou des lieux de représentation des spectacles ;
- l'enseigne, le nom ou la dénomination sociale, l'adresse, la forme juridique du producteur et du diffuseur du spectacle;
- le nombre de salariés occupés.

Licence d'entrepreneur
de spectacles

L'organisateur occasionnel de spectacles est dispensé de la licence d'entrepreneur de spectacles. 

Cette disposition s'applique uniquement aux personnes physiques ou morales qui n'ont pas pour « activité principale ou pour objet l'exploitation de lieux de spectacle, la production ou la diffusion de spectacles » ainsi qu'aux « groupements d'artistes amateurs bénévoles faisant appel occasionnellement à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération.

Licence d'entrepreneur de spectacles en savoir plus

Police, gendarmerie

Bien que sans obligation légale, il est recommandé d'envoyer un courrier au commissariat ou à la brigade de gendarmerie pour l'informer de la tenue de la manifestation voire demander à ces autorités le passage d'une ronde. Elle favorisera le bon déroulement de la manifestation par  une surveillance du quartier. 

Si rien légalement n'oblige un organisateur de spectacles à autoriser la police nationale ou la gendarmerie nationale à pénétrer dans la salle de spectacle, en revanche, la police municipale est habilitée à pénétrer dans n'importe quelle salle municipale. 

la billetterie

Tout spectacle payant implique obligatoirement la remise à chaque spectateur d’un billet avant l’entrée dans la salle de spectacle. En utilisant des billets artisanaux et approximatifs, des carnets dits "de boucher" ou "de vestiaire", les organisateurs prennent des risques qu'ils ne mesurent pas toujours.

Les billets doivent être extraits d’un carnet à souche ou d’un distributeur automatique et comporter trois volets. Souche, billet et coupon de contrôle. 
Chacune de ces parties doit porter de façon apparente :

• le nom de l’établissement

• le n° d’ordre du billet

• la catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit.

• le prix global payé par le spectateur ou s’il y a lieu la mention de gratuité

• le nom du fabricant ou de l’importateur

Les billets doivent être numérotés suivant une série ininterrompue et utilisés suivant leur ordre numérique.

billetterie en savoir plus

Les droits d’auteur

Les auteurs d’une œuvre sont titulaires sur celle-ci, du seul fait de la création, d’un droit de propriété. Ce droit comporte des attributs d’ordre intellectuel et moral qui confèrent à l’auteur le droit d’exploiter son œuvre sous quelque forme que ce soit et d’en tirer un profit pécunier. Au décès de l’auteur, ce droit persiste au bénéfice de ses héritiers pendant l’année civile en cours et les cinquante années qui suivent. Pour les compositions musicales, cette durée est portée à soixante-dix années.


La protection de ces droits d’auteur est assurée par un organisme collectif de gestion.

La SACEM (Société des auteurs-compositeurs et éditeurs de musique)
L’organisateur d'un spectacle, faisant appel à de la musique doit, une quinzaine de jours avant la date de la manifestation, déclarer celle-ci à la SACEM. La délégation lui délivre alors un contrat général de représentation l'autorisant à utiliser en public toutes les œuvres du répertoire de la SACEM. Dans les dix jours suivant le spectacle, l'organisateur devra envoyer à la délégation SACEM le programme des œuvres diffusées, accompagné de l'état des recettes et dépenses.


  La SACD (Société des auteurs et des compositeurs dramatiques)
Une distinction doit être opérée selon que l’association a ou non recours à une troupe extérieure.
• L’association fait appel à une troupe d’amateurs ou de professionnels. C’est la troupe ou sa représentation qui détient l’autorisation d’interpréter la pièce, la chorégraphie, la comédie musicale ou l’opérette. L’association doit cependant s’assurer que cette autorisation a bien été donnée par l’auteur, le chorégraphe ou le compositeur suivant le cas.
• L’association a pour objet l’activité théâtrale, musicale, chorégraphique. La représentation d’une pièce de théâtre, de ballets, comédies musicales, d’opérettes, doit être autorisée au préalable par l’auteur, le chorégraphe, le compositeur ou ses ayants-droit ; en conséquence, l’association organisatrice et représentant la troupe d‘amateurs doit demander au délégué régional de la société des auteurs-compositeurs dramatiques l’autorisation de représenter l’œuvre.

La taxe fiscale sur les spectacles et TVA

La taxe fiscale.
Depuis janvier 2004 sont assujetties à la taxe fiscales sur les spectacles, les représentations publiques des spectacles de variétés et des spectacles d’art dramatique, lyrique ou chorégraphique.
La taxe fiscale est due par l’entrepreneur de spectacles vivants qui exploite la billetterie. Son taux est fixé à 3,5% du montant HT des recettes de billetterie. Lorsque le spectacle ne donne pas lieu à la perception d’un droit d’entrée, la taxe est due par le producteur. Elle est assise sur le montant HT des sommes reçues par celui-ci. La taxe n’est pas recouvrée lorsque son montant est inférieur à 80€ par année civile et par redevable.

Pour les spectacles de variétés, le CNV  (Centre National de la Chanson, des Variétés et du Jazz) est seul chargé depuis le 1er janvier 2005 de toutes les opérations nécessaires à la perception de la taxe sans recourir aux prestations des sociétés d’auteurs (SACEM et SACD)
le formulaire de déclaration. 
Le formulaire de déclaration (format PDF - 46 Ko)

La TVA

L'ensemble des bénéfices résultant de ces manifestations est soumis au paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. Cependant, certaines manifestations en sont exonérées.

En effet, les recettes de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l'année à leur profit exclusif par les organismes sans but lucratif, sont exonérées de TVA (art. 261.7.1.c du code général des impôts). Il n'y a aucune restriction sur la nature des recettes susceptibles d'être exonérées. Ainsi, il pourra s'agir du prix d'entrée, de l'exploitation d'une buvette, des ventes diverses, des locations de stands ou d'emplacements, etc...

Le décompte du nombre de manifestations ouvrant droit à l'exonération n'est applicable qu'aux associations déclarées et non aux sections ne bénéficiant pas de l'autonomie juridique.

Ce sont les associations elles-mêmes qui désignent les manifestations pour lesquelles elles veulent bénéficier de ce régime particulier.

La rémunération des artistes

Deux solutions peuvent être trouvées pour salarier les artistes :

Vous engagez, sous contrat à durée déterminée (CDD),des artistes, des techniciens du spectacle vivant.
Depuis le 1^er janvier 2004, les organisateurs occasionnels de spectacles relèvent obligatoirement du guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO). Le "guichet unique"  est un service gratuit de déclaration et de paiement des cotisations. Il permet à l'employeur qui engage occasionnellement des artistes et des techniciens du spectacle d'accomplir, en une seule fois et auprès d'un seul organisme, toutes les formalités liées à l'embauche. 

Par l'envoi du formulaire accompagné du montant des cotisations à une seule adresse, l'association se libère des démarches à réaliser auprès des différents organismes sociaux obligatoires ( URSAFF, ASSEDIC, AUDIENS, AFDAS, Griss, congés spectacles....) .Le formulaire guichet unique est généralement remis à l'employeur par le salarié, mais il peut être obtenu par un simple appel téléphonique :  numéro Azur : 08-10-86-33-42 ; Minitel : 36-14 guso ; internet : www.guso.fr.

Si vous avez comme interlocuteur une association de musiciens, une compagnie de théâtre..., celle-ci salariant les artistes,  établissez alors un contrat de cession. L'association établira une facture qui justifiera votre paiement. En tant qu'acheteur vous négocierez le montant de la prestation que vous réglerez à l'issue de la manifestation.

Souscrire une assurance responsabilité civile

 Avant la manifestation, le responsable d'association doit obligatoirement contacter son assureur afin d'identifier les risques spécifiques à la manifestation. Il vérifie ainsi  que son contrat d'assurance offre toutes les garanties nécessaires afin le cas échéant d’obtenir une garantie complémentaire.

Il faut penser à protéger :
le public (spectateurs, invités...), le service de sécurité, les artistes;
les organisateurs, membres salariés et bénévoles de l’association; 
Il faut se couvrir contre :
les sinistres provoquant des dommages aux locaux occupés, au matériel (sonorisation, décors,...);
le risque d’intoxication alimentaire si consommation alimentaire sur place;
le vol ....
Compte tenu de la diversité des problèmes pouvant survenir, ne prendre aucun risque : mieux vaut prévenir que guérir !

Certaines compagnies d'assurance (comme l'APAC, la MAiF, le GAN, la MAAF... ) proposent une assurance "Organisateur de manifestation" ou "Responsabilité civile organisateur" qui garantit la salle et son équipement, le montage et le démontage du matériel, sur une période de trois jours avant et après la date du concert.

prévoir un service d'ordre

Un service de sécurité peut être nécessaire, voire obligatoire lors d’une manifestation. 

Si le public et le personnel doivent dépasser 1500 personnes, l’association est tenue de déclarer, au moins 1 mois avant, la mise en place d’un service d’ordre. (Déclaration : nom de l’organisateur, nature de la manifestation, date, heure, capacité du lieu d’accueil, effectif du personnel qu’il soit salarié ou bénévole, le nombre de spectateurs attendus, le détail du service d’ordre et les mesures de sécurité prévues).

Le service de sécurité prévient de toute action pouvant mettre en danger la sécurité des personnes et a le pouvoir de demander à l'organisateur le retard, le report, la suspension ou l’arrêt de la manifestation. Faire appel à des entreprises professionnelles est donc souhaitable, car leurs équipes sont formées et savent parer à toute éventualité. 

Penser à vérifier que le service demandé inclus la sécurité des artistes, des techniciens et du public dans et aux abords de la salle ainsi que la surveillance du matériel de scène, de régie, le parking, le guichet et… la recette et n' oublier pas qu'à partir de l'heure d'ouverture des portes au public, l'organisateur est seul responsable de la sécurité dans l'enceinte du spectacle et jusqu'à 50 mètres autour de l'entrée.

les modèles associés

 Déclaration à la gendarmerie ou au commissariat de police
  Déclaration d'une manifestation aux services fiscaux

Textes 
de référence

 Ordonnance 45-2339 du 13 octobre 1945 modifiée relative aux spectacles
 LOI no 99-198 du 18 mars 1999 portant modification de l'ordonnance no 45-2339 du 13 octobre 1945 relative aux spectacles
 Circulaire du 13 juillet 2000 relative à la licence d'entrepreneur de spectacles
Décret 2000-1 du 4 janvier 2000 relatif à la taxe parafiscale sur les spectacles
Arrêté du 4 janvier 2000 relatif à la taxe parafiscale sur les spectacles
Décret 2000-609 du 29 juin 2000 pris pour l'application des articles 4 et 10 de l'ordonnance 45-2339 du 13 octobre 1945
Arrêté du 29 juin 2000
Décret n°97-646 du 31 mai 1997 relatif à la mise en place de services d'ordre par les organisateurs de manifestations